Dis-moi tout

Les bons papier demandent des manipulations, perte de temps et sources d'erreurs.

Avec l'apparition des logiciels « Full Web » ( souvent proposés en mode « SAAS » ) le nomadisme s'est généralisé.
Les commerciaux, les livreurs, les techniciens, se déplacent en emportant avec eux un terminal internet miniaturisé ( PDA, tablette pc, micro-pc, etc), grâce auquel ils vont pouvoir se connecter directement sur le système informatique de l'entreprise.

Les bons de commandes, de livraisons, d'interventions, sont directement rédigés sur le terminal.
Le client appose sa signature directement sur l'écran tactile ou sur une tablette graphique.
La signature sur écran tactile est l'aboutissement d'un processus organisationnel qui permet à l'entreprise de faire des économies et de satisfaire au mieux ses clients.

Au début de ce processus, il y a le devis, la commande (Pour de la vente d'articles ou de matériels) ou la demande d'intervention (Pour la maintenace).
Ensuite, vient la livraison ou l'intervention.
enfin, le bon de livraison ou d'intervention est réalisé et il n'y a plus qu'a demander au client d'apposer sa signature sur la tablette graphique / écran tactile.

Quels gains pour l'entreprise de passer à la signature sur écran tactile / tablette graphique ?
- Zéro papier à imprimer. Zéro bon perdu. Zéro ressaisie. Zéro erreur dues à la ressaisie. Pas de remise des bons. Pas de panier des bons. Pas d'archivage en classeur.
- Synchronisation automatique des opérations : Le bon est signé, l'opération est terminée et classée. La facturation sera déclenchée automatiquement en fin de mois, sans oubli ni erreur possible.
- En cas de réclamation, plus besoin de rechercher qui à fait quoi, quelles quantités ont été livrées, quelles pièces ont été changées… tout est archivé dans la fiche client, lisible directement à l'écran.
  Le client peut directement consulter ses bons, et tracer les actions dans son « Portail Client » que l'entreprise aura mis à sa disposition.
- Tous ces gains se traduisent par une diminution du temps passé à rechercher de l'information, à faire du classement manuel, à répondre aux réclamations des clients. Il est plus rentable d'occuper ses salariés à des tâches productives plutôt que stériles !

La crise économique est bien en place et pour longtemps. Il faut donc trouver des moyens pour passer au travers de cette crise sans y laisser des plumes !

Une entreprise qui aura réussi à passer au travers de cette crise sera plus forte et plus stable.

Je ne vais pas parler ici de "Comment faire gagner plus d'argent à mon entreprise" mais "Comment mon entreprise doit s'organiser pour réduire ses coûts d'achats"  

Toutes les entreprises achètent du matériel bureautique. Mais précisons :

• Vous êtes une société de 40 salariés répartis en 4 départements de 10 employés (Administratifs et techniques)
• 2 employés administratifs de chaque département (Soit 8 employés en tout) achètent et utilisent des articles de bureautique
• Ils achètent des ramettes de papier, des stylos, des enveloppes, etc ...
• Chaque département dispose de ses propres fournisseurs, des ses propres listes d'articles et passe ses commande indépendamment des autres.

Dans l'état actuel des choses, le constat n'est pas reluisant :

1. Les articles n'étant pas rationalisés, Le prix unitaire des articles n'est pas fixe. Il peut varier du simple au triple !
2. Le franco de port n'est pas toujours atteint lors du passage de petites commandes
3. Trop de références sont commandées pour un même article (Exemple : 4 références différentes pour une ramette de papier blanc 80g)
4. Trop de fournisseurs. Un seul suffit pour la commande d'articles de papeterie
5. La gestion d'une commande et de sa facture associée, c'est 30 mn de temps. Dans notre cas, 4 x 1 commande par semaine c'est donc 2 heures perdues par semaine

Il faut donc mettre en place un logiciel de centralisation des achats ou e-procurement

La centralisation des achats (ou e-procurement) consiste à séparer l'action du besoin de l'action de la commande. Deux profils entrent en action :

• Les demandeurs qui effectuent des demandes d'articles (exemple : J'ai besoin d'une ramette de papier)
• Les acheteurs qui vont effectuer les commandes des articles demandées, regroupées par fournisseur

Voici le circuit logique de la demande jusqu'à la réception :

1. Le demandeur (un employé) se trouve dans un des départements. Il a besoin d'une ramette de papier
2. Il effectue une demande en choisissant son article dans un catalogue d'articles prédéfini.
3. A ce moment, l'employé ne connais pas le fournisseur de l'article, ni sa référence ni son prix d'achat.
4. L'acheteur reçoit et centralise toutes les demandes.
5. Comme l'application de centralisation des achats permet de disposer, pour chaque article, de plusieurs fournisseurs et de plusieurs prix d'achats, l'acheteur choisit dans sa liste le meilleur fournisseur.
6. Les bons de commandes sont ainsi créés automatiquement et envoyés immédiatement par email aux fournisseurs concernés.
7. Dans le même temps, les demandeurs sont informés de la commande de leurs pièces.
8. Dès que les pièces sont reçues, les demandeurs concernés sont informés de la réception.

Après la mise en place d'un logiciel de centralisation des achats, le constat est satisfaisant :

1. Le prix unitaire des articles achetés diminue : Les mêmes articles sont regroupés sur la même commande. Donc, la quantité commandée par article augmente. Une baisse des prix unitaires auprès des fournisseurs est donc négociable.
2. Le franco de port est atteint : Comme les quantités par commande sont plus importantes, le franco de port est atteint.
3. Les articles inutiles sont supprimés : Pourquoi commander 4 types différents de ramettes de papier chez 4 fournisseurs différents alors qu'il serait beaucoup plus économique de commander 4 ramettes de papier en une seule commande chez un fournisseur sélectionné.
4. Les fournisseurs inutiles sont supprimés : Comme indiqué ci-dessus, pourquoi commander des ramettes chez 4 fournisseurs différents. Seul le fournisseur idéal sera conservé.
5. Le nombre de commandes passées diminue : Moins de commandes = moins de temps perdu à gérer réceptions, paiements, et comptabilité.