10 conseils pour vous aider dans la dématérialisation des factures

Si votre entreprise entretient des relations commerciales avec l’État, sachez que vous êtes soumis à l’obligation de dématérialiser vos factures. En tant que fournisseur d’un quelconque produit, vous devez maîtriser les contours de cette approche. Voici 10 conseils clé pour assurer efficacement la dématérialisation de vos factures.

1 – Distinguer «?facture électronique?» et «?facture numérisée?»

Même si vous disposez d’une facture en format papier, il est recommandé de la concevoir et de l’envoyer sous format électronique. Il n’est pas question de scanner cette facture : elle deviendrait une facture numérisée. Vous devez créer la facture électronique grâce à un logiciel de dématérialisation. Utilisez une?solution GED à cet effet.

2 – Garantir une reproduction identique des factures

Les informations de base qui figurent sur la facture en papier doivent être perceptibles sur la version électronique sans modification aucune. Il importe de bien vérifier la désignation du bien ou de la prestation, l’identité du fournisseur, le prix ainsi que la TVA avant d’envoyer ce document. Il faut que tout le document soit lisible. Ces conditions font office d’obligations légales.

3 – Conserver l’accusé de réception de la facture

Dès que la facture électronique est envoyée, vous êtes susceptible de recevoir un message de confirmation de bonne réception. Vous devez le conserver, car il vous sera demandé au cours des prochaines étapes.

4 РRespecter les d̩lais de conservation de facture

Il s’agit d’une dématérialisation fiscale. La facture électronique élaborée devient ainsi la version originale. Vous devez donc garder vos originaux le plus longtemps possible, surtout pour les cas d’un contrôle fiscal. À cet effet, le droit comptable prévoit une conservation des factures sur au moins 10 ans. L’administration fiscale, quant à elle, recommande 6 ans au minimum.

5 РAdopter un syst̬me de facturation d̩mat̩rialis̩e

Il vous faut un logiciel de gestion pour réaliser les factures. Mettez en place la meilleure solution pour la dématérialisation. Optez pour «?Solution GED?» et les différentes fonctionnalités qu’elle propose.

6 – Utilisez le format PDF pour vos documents

Lorsque vous mettez vos fichiers sous le format PDF, vous avez la possibilité de les lire sur tous les types de systèmes. De préférence, optez pour la version PDF/A-3.

7 – S’assurer de l’authentification des documents

Les factures doivent être authentifiées. Pour ce faire, vous avez le choix entre plusieurs dispositifs de vérification. Il peut entre autres s’agir d’une empreinte numérique et d’un certificat de signature électronique (cachet serveur).

8 – Vérifier que le logiciel assure l’horodatage

Il faut une gestion organisée des factures par date de création. Le système doit être programmé de sorte à assurer un enregistrement sans faille des réalisations de factures en fonction de la date.

9 РS̩curiser les donn̩es

Optez pour un bon système de sauvegarde des données. Comptez sur le dispositif proposé par un bon logiciel de gestion pour prévenir tout incident technique pouvant entraîner une perte de données. Si vous ne voulez pas être dans l’incapacité de retrouver des informations perdues, accordez de l’importance à cet aspect.

10 РConnątre la r̩glementation en mati̬re de d̩mat̩rialisation

Les contraintes relatives à la dématérialisation des documents sont diverses. Elles changent d’un document à un autre. Qu’il s’agisse de chèques ou de factures, vous devez vous enquérir des règles en vigueur et des dispositions juridiques.

L’instauration de ce système de dématérialisation permet de réduire les coûts, de garantir la traçabilité et surtout de gagner du temps. C’est une alternative avantageuse pour les entreprises européennes. La disponibilité des outils de gestion facilite la propension à se servir d’un tel outil. N’hésitez donc plus à vous lancer?!