L’audit des achats dans une entreprise représente l’ensemble des procédures de contrôle qui visent à comparer la fonction et le processus d’achats existants avec les référentiels en vigueur. Cette opération doit être menée d’une manière professionnelle et indépendante.
L’audit des achats, définition et enjeux
L’audit des achats est une opération clé qui a pour objectif d’apporter une réponse aux impératifs de rentabilité de toute entreprise. Il s’agit d’établir une cartographie complète des achats, afin de permettre au service achats de poursuivre ses projets en vue d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise.
En étudiant le processus qui est déjà en place, l’audit d’achat permet de détecter les points forts et les points faibles de la solution existante. En effectuant un audit, de nombreux éléments sont passés en revue, comme la conformité des produits et services, le suivi et la livraison des produits, la réactivité des fournisseurs, ainsi que le respect des délais dans les commandes. Le consultant achat en charge de l’audit réalise ensuite un rapport, dans lequel il décrit l’analyse effectuée.
Cet exercice est souvent dicté par des contraintes, qui varient d’une entreprise à une autre. L’audit des achats peut en effet partir d’une exigence d’efficacité, de qualité ou de conformité. Il peut également être imposé dans le cadre d’une démarche de certification.
L’audit d’achat est un exercice qui doit être réalisé régulièrement, en vue de développer l’efficacité du processus d’approvisionnement. Il peut être effectué en interne, par des acheteurs expérimentés, ou en externe, par un cabinet de conseil en achats.
Trois niveaux d’audits d’achat
Il existe trois niveaux d’audit des achats dans une entreprise :
- L’audit de conformité,
- L’audit de qualité,
- L’audit d’efficacité.
Dans le cadre d’un audit de conformité, le conseiller en achat chargé de la démarche vérifie que les procédures d’achat mises en place sont appliquées par l’ensemble des acheteurs. Ce type d’audit peut être réalisé en interne, car il ne remet pas en cause les procédures d’achat elles-mêmes, mais leur respect par tous les intervenants.
Le deuxième niveau d’audit, dit audit de qualité, consiste non seulement à vérifier le respect des procédures, mais aussi à analyser la qualité des actions menées par les acheteurs, comme par exemple la préparation d’une négociation. Là aussi, ce n’est pas la procédure d’achat qui est remise en cause, même si ce niveau d’audit d’achat est plus exigeant que l’audit de conformité, car il concerne les capacités professionnelles des acheteurs. L’audit de qualité peut être réalisé en interne, par un acheteur expérimenté.
Enfin, l’audit d’efficacité représente le niveau le plus exigeant, car il peut aller encore plus loin, jusqu’à remettre en cause certaines procédures qui sont jugées par l’auditeur comme étant inutiles ou contre productives. Le conseiller en achats ne vérifie plus si les procédures sont bien appliquées, mais se pose la question sur l’utilité et la pertinence du travail de l’acheteur pour l’entreprise. Il s’agit d’un niveau d’audit assez complexe, qui est généralement externalisés.
Garantir l’efficacité du processus d’approvisionnement
Dans une entreprise, le processus d’achat est certainement le plus impactant, car il conditionne l’ensemble du cycle d’exploitation, dans ses différentes étapes. La production et la vente sont en effet fortement influencées par la qualité des achats, qu’elle soit bonne ou mauvaise.
Lorsque les prix ne sont pas bien négociés auprès des fournisseurs, cela risque de peser lourd sur les coûts de production. L’entreprise se retrouve alors dans l’obligation d’augmenter les prix pour les clients, d’accepter de vendre avec une moindre marge, de lésiner sur les qualités du produit fini, ou de réaliser des économies au détriment de la qualité des services proposés.
La qualité de la production et des ventes est en effet pénalisée par les éventuels défauts pouvant exister sur les matières premières acquises. Ainsi, la qualité et le prix des approvisionnements sont deux leviers essentiels pour optimiser le processus d’achat employés par l’entreprise.
Les éléments stratégiques d’un audit d’achat
Dans le cadre d’un audit des approvisionnements, il existe certains points récurrents auxquels le conseiller en achat doit prêter attention. En effet, l’exercice n’est pas simple, car les biens et les services achetés par l’entreprise présentent une grande diversité.
La méthode utilisée pour l’audit peut alors varier en fonction de la nature des approvisionnements. D’une manière générale, l’auditeur privilégie l’adoption d’une approche stratégique, afin de tenter de systématiser sa démarche, quel que soit le type des achats.
Les points stratégiques à considérer lors d’un audit récurrent, concernent le cadrage entre les objectifs et les achats, l’analyse du marché, la stratégie de sourçage, le développement d’un carnet d’adresses de fournisseurs, le pilotage de la chaine d’approvisionnements, et l’établissement d’une cartographie des achats.
Ainsi, l’entreprise est en mesure de déterminer ses besoins en matière d’approvisionnement à partir des choix arrêtés. L’analyse du marché permet d’identifier les sources des futurs achats, afin d’arrêter les objectifs en matière d’approvisionnements.
L’objectif de développer un bon réseau de fournisseurs est de référencer les futurs partenaires, qui permettent à l’entreprise d’ajuster au mieux ses prix, d’améliorer sa qualité et d’optimiser son processus de livraison.
Le pilotage de la chaîne des achats concerne non seulement les produits, mais aussi les fournisseurs, qui font eux-mêmes l’objet d’une évaluation. Cette opération implique le suivi des indicateurs permettant d’apprécier la qualité des achats, selon les trois axes qui sont le prix, les qualités techniques et le délai de livraison.
Enfin, la cartographie des achats est une vue centrale de l’ensemble des approvisionnements, mettant en œuvre toutes les relations entre les objectifs, le sourçage, les fournisseurs, les produits et les indicateurs de performance.